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Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A.


De acuerdo con lo dispuesto en La Constitución Política de Colombia, en el articulo 15 que estableció el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar
la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.


Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la Republica reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.

 

Atendiendo la obligación impartida en las anteriores disposiciones CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar
la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido en la Ley de protección de datos personales y sus decretos reglamentarios.


Para el efecto CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación y observación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A , con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, informa a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud del desarrollo de su objeto social, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos
en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, será́ la Carrera. 14 # 83 – 46, en la ciudad de Bogotá, teléfono: (57) 6012365958 Ext. 14 correo electrónico: jose@pepapombo.com y página https://wwwpepapombo.com.

 

2. OBJETIVO.
OBJETIVO: Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión con el fin de efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Sociedad, en lo que tiene que ver con
el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de los datos personales tratados por CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A.

 

3. DESTINATARIOS

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., como responsable.
Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., en especial los administradores del manejo de bases de datos de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A. y por aquellos empleados y contratistas que reciben, atienden y ejecutan directa o indirectamente los actos y contratos que vinculan a los titules de la información, con CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., y de las que, atienden las peticiones consultas o reclamos de información relacionadas con los de datos personales.

 

4. ALCANCE
Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así́como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.


Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales.


Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A.

 

5. GLOSARIO
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se utilizarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones, tomadas normatividad vigente.

ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos.


CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A no hará́ disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva


ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos
Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.


ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Ofcina de Atención al Cliente de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que serán objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

 

CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser: veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados
o que induzcan a error, CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular completar o corregir la información.


CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por el personal de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, para tratarlos.

CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.


DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor publico. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.

 

DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales


DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación politice, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.


ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.


CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un
responsable del tratamiento.


INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.


RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en desarrollo del objeto social.


TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

6. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se tendrán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen y/o la adicionen o modifiquen.


Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.


Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de
la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.


Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.


Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la ley y en los términos de la misma. CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de
forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y
organizativas necesarias que garantizan la seguridad de sus datos personales y evitan su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.


Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá́ a la supresión de los datos.


Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el articulo 20 de la Constitución y con los derechos
constitucionales aplicables.

Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.


7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
7.1. DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación politice, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición
asá como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

7.1.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1. a) El Titular haya dado su autorización explicita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.


7.1.2 AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.


En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos
tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.


7.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, ninfas y adolescentes.
-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, ninfas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será́ valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.
El tratamiento que realizará CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., con la información personal recolectada a personas naturales, dentro del desarrollo del objeto social, al momento de hacer las vinculaciones de personal, contratar con proveedores, contratar servicios, efectuar compras, contactar clientes, efectuar ventas, enviar cotizaciones, realizar contratos de crédito, en fin realizar las actividades propias de negocio, están contenidos y son tratados en bases de datos, destinados a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y
la ley: Estos tienen las siguientes finalidades:


8.1. CLIENTES Y VISITANTES
8.1.1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía, en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
8.1.2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
8.1.3. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.), para la ejecución de las mismas.
8.1.4. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
8.1.5. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
8.1.6. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
8.1.7. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
8.1.8. Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con tramites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con la Empresa y siempre que ello sea estrictamente necesario.
8.1.9. Presentar informes a entidades externas, tales como, la DIAN, Supersociedades, DANE, entre otras, que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a análisis estadísticos requeridos.
8.1.10. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables

8.1.11. Suministrar la información a terceros con los cuales CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
8.1.12. Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y actualización de productos de la Empresa.
8.1.13. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco del desarrollo del objeto social de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A.

8.2. SOCIOS Y EMPLEADOS

8.2.1. Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de la Entidad.
8.2.2. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
8.2.3. Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados.
8.2.4. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de video vigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
8.2.5. Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
8.2.6. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
8.2.7. Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Entidad por los medios y en las formas que se consideren convenientes.
8.2.8. Gestionar la cadena presupuestal de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
8.2.9. Gestionar el proceso Contable de la Entidad.

8.3. PROVEEDORES/CONTRATISTAS

8.3.1. Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
8.3.2. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

8.3.3. Gestionar la cadena presupuestal de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Página 12 de 26 de ingresos y
retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
8.3.4. Gestionar el proceso Contable de la Entidad.
8.3.5. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales
en las relaciones con proveedores y contratistas.
8.3.6. Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la Entidad o solicitudes de
los entes de control.
8.3.7. Mantener un archivo actualizado que permita contar con la información correspondiente a cada
contrato.
8.3.8. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su
tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las actividades propias del objeto
social de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A.

9. DATOS DE NAVEGACIÓN.
El sistema de navegación software necesario para el funcionamiento de la página web de CONFECCIONES E
INVERSIONES PEPA S.A, recoge algunos datos personales cuya transmisión se encuentra implícita en el uso de
los protocolos de internet.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
10.1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
10.2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
10.3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
10.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
10.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
10.6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. (Art. 8 L. 1581 de 2012, Art. 21 y 22 Dec. 1377 de 2013).

Parágrafo: Los derechos de los titulares pueden ser ejercidos por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por orden de autoridad judicial o administrativa.


11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Servicio al Cliente de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., es la dependencia que tiene a
cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. El titular de los datos puede ejercer sus derechos de reclamo sobre sus datos, mediante un escrito dirigido a CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., enviado al correo electrónico: jose@pepapombo.com, indicando
en el Asunto: “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal, remitido a la carrera 14 # 83 – 46, Bogotá D.C. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
a) Nombre y apellidos del titular
b) Fotocopia de la cédula de ciudadanía titular, y, copia de la cédula de ciudadanía de la persona que lo
representa, junto con el documento idóneo que acredite la representación.
c) Petición clara y concreta, objeto de la solicitud de acceso o consulta
d) Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante
e) Documentos soporte de la solicitud, cuando corresponda.
El Titular de la información puede elegir cualquiera de las formas de consulta de la base de datos para recibir la
información solicitada:
1) Visualización en pantalla
2) Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo postal
3) Coreo electrónico, What ́sapp u otro medio electrónico.
Horario de atención: El horario de atención al cliente es: De lunes a viernes de 9: 00 a.m a 4: 00 p.m.

Termino de Resolución de la Solicitud: Una vez recibida la solicitud CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. ( Art. 14
L1581/2012).

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o
complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso,
actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia
de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento


13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
13.1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A. como responsable del Tratamiento, deberá́ cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
13.1.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
13.1.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
13.1.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
13.1.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
13.1.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
13.1.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

13.1.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
13.1.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, (en caso de que lo haya), según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
13.1.9. Exigir al Encargado del Tratamiento, ,(en caso de que lo haya) en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
13.1.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
13.1.11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
13.1.12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13.1.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
13.1.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.


13.2 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., actúe como encargada, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la
ley y en otras que rijan su actividad:
13.2.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
13.2.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos las cuales se
pueden consultar en: https://www.pepapombo.com
13.2.1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
13.2.2. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
13.2.3. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
13.2.4. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

13.2.5. Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
13.2.6. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte
de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
13.2.7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13.2.8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
13.2.9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13.2.10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13.2.11. Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos
personales del Titular.

14. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A, con el fin de cumplir con sus obligaciones para el desarrollo de los principios para la administración de datos
personales. Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes e implementados, entre las que se encuentran las políticas de gestión de datos e información, el procedimiento gestión de datos e información y en ningún momento pretenden remplazarlas o desconocerlas.


14.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Todos los miembros de la Empresa, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.


14.2. USO DE LA INFORMACIÓN

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral en la presente política. Para todos los efectos se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:
14.2.1. En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los
datos personales que se han obtenido, se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la Empresa y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
14.2.2. Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni
títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.
14.2.3. En caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo.
14.2.4. Los empleados no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos
o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así́sea necesario.
14.2.5. Únicamente los empleados y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios son concedidos por la Gerencia de Empresa.
14.2.6. Cualquier uso de la información diferente al establecido, será́ previamente consultado y autorizado por el Gerente de la Empresa.

14.3.. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y
de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de computo o centros documentales gestionados por terceros.


14.3. DESTRUCCIÓN
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

15. VIDEO VIGILANCIA
La Empresa cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales
en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control.
Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 30 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.


16. CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS
CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., desarrollará programas anuales de capacitación y concientización en Protección de datos personales y seguridad de la información. La Empresa ha puesto en conocimiento de su
personal, socios y demás colaboradores y contratista, estas políticas por el medio video conferencia y envío de los documentos que la conforman por vía correo electrónico y con ello, capacitar a sus funcionarios y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.
Los nuevos funcionarios y contratistas, al momento de vincularse con la Empresa deben recibir capacitación sobre Protección de datos personales y seguridad de la información dejando constancia de su asistencia y conocimiento.

En el desarrollo de los programas de capacitación y concientización se deberá́ asegurar que los empleados, contratistas y terceros conozcan sus responsabilidades con respecto a Protección de datos personales y seguridad
de la información.


Los programas de capacitación serán actualizados de forma periódica.


Desde el proceso de Gestión de Talento Humano, conjuntamente con la Gerencia de la Empresa, se definirán los
planes de capacitación y evaluación del personal mencionado, de acuerdo con los cambios normativos que se
vayan presentando.


17. PROCESOS DE REVISIÓN Y AUDITORÍAS DE CONTROL
La Empresa realizará procesos de revisión o auditorias en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente
en la Empresa.


Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios.


18. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos de CONFECCIONES E INVERSIONES PEPA S.A., tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Entidad.


19. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De conformidad con el articulo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, CONFECIONES E INVERSIONES PEPA S.A., registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el
Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.


20. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web:
https://www.pepapombo.com


Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.


21. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Hacen parte de esta política, los siguientes anexos:
1. Autorización para la recolección y Tratamiento de Datos personales
2. Instructivo de Gestión Documental
3. Procedimiento de correspondencia y sistema de tramites.
4. Formato de creación, modificación y-o eliminación de usuarios en bases de datos
5. Procedimiento de borrado seguro de información
6. Instructivo de servicios de atención al cliente
7. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones

 

JOSE RICARDO POMBO CASABIANCA
Representante Legal.
Confecciones e Inversiones Pepa S.A.
Marzo 2022